Razón social: Agencia360 SAS
NIT: 901.781.139-3
Domicilio: Calle 181 C 13 91 Bloque 2 602, Bogotá, Cundinamarca, Colombia
Correo electrónico: soporte@agencia360.io
Sitio web: www.agencia360.io
Plataformas: Archivo360.ai (archivo360.ai) — Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA); Docupedia.ai (docupedia.ai) — Base de conocimiento potenciada por IA.
Agencia360 SAS (en adelante "Agencia360", "nosotros" o "la Empresa") se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de todas las personas que interactúan con nuestros productos y servicios. Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante "la Política") describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos los datos personales, en cumplimiento de la normativa colombiana vigente.
Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales recopilados a través de nuestros sitios web (agencia360.io, archivo360.ai, docupedia.ai), plataformas tecnológicas, formularios de contacto, comunicaciones por correo electrónico, redes sociales (LinkedIn, Facebook, Instagram), videollamadas, llamadas telefónicas y cualquier otro medio de interacción.
El tratamiento de datos personales por parte de Agencia360 se rige por las siguientes normas colombianas:
Adicionalmente, para titulares ubicados en la Unión Europea o Estados Unidos, se podrán aplicar de manera complementaria las disposiciones del RGPD (Reglamento UE 2016/679) y la CCPA/CPRA de California, según corresponda.
Para los efectos de esta Política, se adoptan las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:
| Término | Definición |
|---|---|
| Dato personal | Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. |
| Dato público | Dato que no es semiprivado, privado ni sensible (ej.: datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales). |
| Dato semiprivado | Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas (ej.: datos financieros y crediticios). |
| Dato privado | Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular. |
| Dato sensible | Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej.: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos). |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. |
| Responsable del Tratamiento | Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. |
| Encargado del Tratamiento | Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. |
| Tratamiento | Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. |
| Aviso de privacidad | Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables. |
| Transferencia | Envío de datos personales por parte del Responsable y/o Encargado a un tercero que actúa como Responsable, dentro o fuera del país. |
| Transmisión | Comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, dentro o fuera del país, para que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable. |
| SIC | Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad colombiana de protección de datos personales. |
| RNBD | Registro Nacional de Bases de Datos, directorio público administrado por la SIC. |
Agencia360 aplica los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 en todo tratamiento de datos personales:
Agencia360 actúa como Responsable del Tratamiento cuando recopila y decide sobre los datos personales de visitantes del sitio web, solicitantes de demostración, clientes y contactos comerciales.
Cuando nuestros clientes utilizan las plataformas Archivo360.ai o Docupedia.ai para gestionar documentos que contienen datos personales de terceros (empleados, proveedores, ciudadanos, etc.), Agencia360 actúa como Encargado del Tratamiento. En este caso, el Cliente es el Responsable y determina las finalidades y bases jurídicas del tratamiento. Agencia360 procesa dichos datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y al contrato de transmisión de datos suscrito entre las partes.
Recopilamos y tratamos las siguientes categorías de datos personales, según el tipo de relación con el Titular:
Cuando Agencia360 actúa como Encargado del Tratamiento, puede tener acceso a datos personales proporcionados por el Cliente para la prestación de servicios. En este caso, las categorías de datos, las finalidades y la base jurídica son determinadas por el Cliente como Responsable del Tratamiento.
Agencia360 recopila y trata datos personales para las siguientes finalidades:
| Finalidad | Tipos de datos | Base jurídica |
|---|---|---|
| Comunicación con visitantes, solicitantes y clientes | Datos de contacto, comunicación, solicitud de demostración, registro | Autorización del Titular (Art. 9, Ley 1581); Ejecución contractual |
| Prestación de demostraciones y servicios | Datos de demostración, registro, cuentas conectadas, funcionalidad IA | Ejecución contractual; Autorización del Titular |
| Registro y mantenimiento de cuentas | Datos de registro, cuentas conectadas, funcionalidad IA | Ejecución contractual |
| Análisis, desarrollo y mejora de servicios | Datos de cookies, información automática | Autorización del Titular; Interés legítimo |
| Actividades de marketing | Datos de contacto, cookies, registro | Autorización del Titular |
| Procesamiento de pagos y facturación | Datos de pago, registro | Ejecución contractual; Obligación legal (normativa tributaria DIAN) |
| Publicación de testimonios | Testimonios | Autorización expresa del Titular |
| Cumplimiento legal y regulatorio | Todos los aplicables | Obligación legal (Ley 1581 de 2012, normativa tributaria, entre otras) |
| Prestación de servicios como Encargado | Datos determinados por el Cliente | Contrato de transmisión; bases jurídicas determinadas por el Cliente |
De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015, Agencia360 solicita la autorización previa, expresa e informada del Titular antes de realizar cualquier tratamiento de datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley.
La autorización puede ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, incluyendo: documentos físicos o electrónicos, mensajes de datos, mecanismos técnicos que permitan manifestar la voluntad del Titular, o conducta inequívoca que permita concluir que se otorgó la autorización.
Agencia360 no recopila datos sensibles de manera directa e intencional. En caso de que sea necesario tratar datos sensibles, se informará expresamente al Titular que no está obligado a autorizar dicho tratamiento, se indicará cuáles datos sensibles se solicitan y la finalidad del tratamiento, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
Nuestros sitios web y servicios están destinados a personas mayores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de edad. En caso de que se requiera tratar datos de niños, niñas o adolescentes, se asegurará el cumplimiento del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y se respetará el interés superior del menor. Si detectamos que hemos recopilado datos de un menor sin la autorización correspondiente, procederemos a su eliminación inmediata.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
| Derecho | Descripción | Cómo ejercerlo |
|---|---|---|
| Derecho de acceso o consulta (Art. 14) | Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Solicitar prueba de la autorización otorgada. | Enviar solicitud a soporte@agencia360.io |
| Derecho de actualización y rectificación (Art. 14, 15) | Solicitar la actualización, rectificación o corrección de datos inexactos, incompletos o fraccionados. | Enviar solicitud a soporte@agencia360.io |
| Derecho de supresión (Art. 8 lit. e) | Solicitar la supresión de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad autorizada; no haya obligación legal o contractual de conservarlos; se haya revocado la autorización; la SIC determine incumplimiento. | Enviar solicitud a soporte@agencia360.io |
| Derecho de revocatoria de la autorización (Art. 8 lit. f) | Revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. | Enviar solicitud a soporte@agencia360.io |
| Derecho de información (Art. 12 lit. f) | Ser informado por el Responsable del uso que se le ha dado a sus datos personales. | Enviar solicitud a soporte@agencia360.io |
| Derecho de queja ante la SIC (Art. 8 lit. g) | Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012. | A través de la SIC: www.sic.gov.co |
| Acceso gratuito (Art. 8 lit. d) | Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. | Enviar solicitud a soporte@agencia360.io |
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Agencia360. El reclamo deberá contener como mínimo la identificación del Titular, la descripción de los hechos y los documentos de soporte.
El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Todas las consultas y reclamos deberán dirigirse al correo electrónico soporte@agencia360.io con el asunto "Consulta de Datos Personales" o "Reclamo de Datos Personales", según corresponda.
Nuestros sitios web utilizan cookies y otras tecnologías de seguimiento para mejorar la experiencia de navegación, realizar análisis y actividades de marketing. Al visitar nuestros sitios, se le informará sobre el uso de cookies y se solicitará su consentimiento cuando sea requerido por la normativa aplicable.
Para obtener información detallada sobre los tipos de cookies que utilizamos, sus finalidades y cómo personalizar sus preferencias, consulte nuestra Política de Cookies disponible en nuestros sitios web.
Agencia360 conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política y con las obligaciones legales aplicables. Los períodos de retención son:
No podremos eliminar o anonimizar datos cuando exista una obligación legal o contractual que exija su conservación. El Titular podrá solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento a través de soporte@agencia360.io.
Agencia360 ha implementado medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas adecuadas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción o uso no autorizado, conforme al artículo 17 literal d) de la Ley 1581 de 2012. Entre las medidas implementadas se incluyen:
Agencia360 puede compartir datos personales con terceros únicamente para las finalidades descritas en esta Política y conforme a la normativa aplicable. Los terceros con quienes podemos compartir datos incluyen:
Transmitimos datos a los siguientes proveedores de servicios que actúan como Encargados del Tratamiento por cuenta de Agencia360:
Transferimos datos a Google LLC (como responsable independiente para servicios de marketing digital como Google Ads y Google Tag Manager) y a Meta Platforms Ireland Limited (como corresponsable para el uso de Meta Pixel con fines estadísticos y de marketing).
Agencia360 puede transferir o transmitir datos personales a países fuera de Colombia. De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015, se cumplirán las siguientes condiciones:
Agencia360 dará cumplimiento a la obligación de registro ante el RNBD administrado por la SIC cuando así corresponda conforme al Decreto 090 de 2018 (que modificó el ámbito de aplicación del RNBD). Actualmente, el registro es obligatorio para sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT y entidades de naturaleza pública. Independientemente de la obligatoriedad del registro, Agencia360 cumple con todas las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales.
Agencia360 gestiona páginas oficiales en LinkedIn, Facebook e Instagram. Podemos recopilar información cuando usted interactúa con nosotros a través de estas plataformas. Le recomendamos consultar las políticas de privacidad de cada plataforma social, ya que sus operadores pueden realizar tratamientos adicionales sobre los cuales Agencia360 no tiene control.
Esta Política se aplica exclusivamente a los sitios web y servicios de Agencia360. Le recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio web de terceros al que pueda acceder mediante enlaces en nuestros sitios. Agencia360 no es responsable de las prácticas de privacidad de terceros.
Si considera que el tratamiento de sus datos personales por parte de Agencia360 vulnera sus derechos, le invitamos a comunicarse con nosotros en primera instancia a través de soporte@agencia360.io. Adicionalmente, tiene derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección de datos personales en Colombia:
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
Sitio web: www.sic.gov.co
Línea de atención: 01 8000 910 165
Sede principal: Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C., Colombia
Esta Política entra en vigencia a partir de su publicación en los sitios web de Agencia360 y permanecerá vigente mientras Agencia360 continúe realizando tratamiento de datos personales.
Agencia360 se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, conforme al artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015. Cualquier cambio será comunicado a los Titulares a través de los medios disponibles (sitio web, correo electrónico) con una antelación razonable. Si los cambios son sustanciales, se solicitará nuevamente la autorización del Titular cuando sea requerido por la ley.
Para cualquier consulta, reclamo o solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede comunicarse con nosotros:
Responsable del Tratamiento: Agencia360 SAS
NIT: 901.781.139-3
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